Digitales Kassensystem für Gastronomie und Einzelhandel: Diese innovativen Lösungen bringen deinen Betrieb voran

Als Betreiber einer Gastronomie oder eines Geschäfts ist sie ein zentraler Punkt für den unternehmerischen Erfolg: Die Kasse. Die Kassenführung war lange Zeit wegen des Bargelds ein analoger Vorgang und wurde von vielen Betrieben auf individuelle Weise umgesetzt, um geeignete Prozesse für die eigene Buchhaltung zu schaffen. Mit der Etablierung von elektronischen Kassensystemen hat sich um das Thema Digitale Kasse ein eigenes Ökosystem entwickelt. In diesem Artikel zeigen wir unterschiedliche, innovative Lösungen zu elektronischen Kassensystemen auf, mit denen ein Umstieg von analoger zu digitaler Kasse auch deinen unternehmerischen Erfolg steigern kann.

Der Begriff des digitalen Kassensystems versteht sich als Synonym zum Fachausdruck „elektronisches Kassensystem“ und stellt hier den Überbegriff für alle Kassensysteme dar, die als physische Endgeräte mittels Software dazu in der Lage sind, das Internet zum Informations- und Datentransfer zu nutzen.

„Eine Kasse ist heutzutage viel mehr, als nur ein Gerät zum Kassieren. Es ist ein Teil der Buchhaltung, ein Erfolgsfaktor des Vertriebsprozesses, ein Marketinginstrument – zusammengefasst: Ein kritischer Erfolgsfaktor für unternehmerisches Wachstum.“

Ein elektronisches Kassensystem, oft auch digitale Kasse genannt, ist weit mehr als die Verrechnung von Einnahmen und Ausgaben eines Betriebes. Viel mehr dient es als Schnittstelle zwischen dem praktischen Geschäftsbetrieb und der internen Finanzbuchhaltung. Hierbei handelt es sich um Hardware und Software, die mittels Anbindung in ein Netzwerk den übergreifenden Bezahl- und Geschäftsabrechnungsprozess digitalisieren.

Ein elektronisches Kassensystem kann einerseits die internen Prozesse optimieren, um etwa mehr Kunden in kürzerer Zeit abarbeiten zu können und andererseits kann es den analogen Buchhaltungs- und Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren. Ein elektronisches Kassensystem bringt immer dann einen Nutzen, wenn es einen analogen Bezahlprozess an einer physischen Verkaufsstelle (Point of Sale; PoS) ablösen kann.

In der Gastronomie kann ein elektronisches Kassensystem beispielsweise schon im Bestellprozess eingesetzt werden, um die Bestellungen der Gäste digital aufzunehmen und dadurch die Zubereitung der Speisen und Getränke ebenfalls zu beschleunigen.

Im Einzelhandel kann ein elektronisches Kassensystem bei ansteigenden digitalen Bezahlvorgängen die Prozesse beschleunigen oder dem Verkäufer die Möglichkeit geben, auf den Lagerbestand zuzugreifen und bei Kundenfragen lagernde, jedoch nicht ausgestellte Produkte zu identifizieren.

Weitere Vorteile von elektronischen Kassensystemen sind:

Kurz und knapp: Prinzipiell nein.

Elektronische Kassensystemen nicht gesetzlich verpflichtend, da es (noch) keine Registrierkassenpflicht gibt (Stand: Oktober 2023). Aber es gibt veränderte gesetzliche Rahmenbedingungen, die ein elektronisches Kassensystem zum betrieblichen Alltagshelfer (und manchmal auch Lebensretter) machen. Diese Rahmenbedingungen sind unter anderem die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), die GoBD Konformität von Registrierkassen und die Befugnis von Finanzbeamten zur Kassennachschau.

GoBD ist die Abkürzung für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Die GoBD Pflicht wurde erstmals zum 1. Januar 2015 eingeführt. Die Regeln der GoBD sind:

• Einzelaufzeichnung:
  Jeder Kassenvorgang (Einnahme und Entnahme) muss einzeln aufgezeichnet werden.

• Belegausgabepflicht:
  Kasseninhaber müssen nach jeder Transaktion Belege an ihre Kunden ausgeben.

• Manipulationssicherheit:
  Der Betreiber der Kasse darf diese nicht manipulieren können und dies mit einem TSE-Zertifikat nachweisen (mehr dazu hier im Beitrag).

• Finanzamt-Registrierung:
  Jede elektronische Kasse und jedes elektronische Bezahlgerät ist beim Finanzamt anzumelden.

Seit dem 1. Januar 2017 dürfen nur noch elektronische Kassen verwendet werden, die GoBD-konform sind. Ältere (elektronische) Registrierkasten, die das nicht erfüllen, dürfen nicht mehr verwendet werden.

Eine dieser gesetzlichen Rahmenbedingungen ist die seit 2018 etablierte Kassennachschau durch Finanzbeamte und durch Steuerbehörden. Hierbei wurden Finanzbeamte mit weitreichenden Rechten ausgestattet, die ihnen unter anderem die Befugnis einräumen, zu üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten den Betrieb zu betreten und unangekündigt eine Kassennachschau durchführen zu dürfen.

Wenn es hierzu kommt, müssen dem Finanzbeamten unverzüglich („ohne schuldhaftes Zögern“, § 121 Absatz 1 Satz 1 BGB) alle Kassendaten zugänglich gemacht werden. Zusätzlich ist in diesem Zusammenhang auch das so genannte Mystery-Shopping (Testkäufe) durch Finanzbeamte möglich. Bei der Kassennachschau handelt es sich nicht um eine Betriebsprüfung, sondern lediglich um eine Prüfung der gegenwärtigen Kassenbuchführung (in der Regel tagesbezogen). Um für eine solche Kassennachschau stets gewappnet zu sein, ist ein elektronisches Kassensystem äußerst hilfreich und erspart im Ernstfall viel Stress.

Der Gesetzgeber reguliert die Thematik der Kassensysteme, um eine einheitliche Prüfgrundlage zu schaffen, welche auf möglichst alle Anwender eines elektronischen Kassensystems angewandt werden kann. Für den Betrieb einer digitalen Kasse gibt es folgende rechtliche Grundlagen:

Eine gesetzliche Rahmenbedingung für elektronische Kassensysteme ist die seit 2020 in Kraft getretene Kassensicherungs-Verordnung. Mit dieser Verordnung möchte der Gesetzgeber verhindern, dass Betreiber elektronischer Kassen diese nachträglich manipulieren. Diese Verordnung legt fest, dass ein elektronisches Kassensystem…

… beinhalten muss.

Damit ein elektronisches Kassensystem diese Punkte gewährleisten kann, wird eine so genannte zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) vorausgesetzt. Diese TSE ist ebenso notwendig, damit ein Kassensystem von Finanzamt anerkannt wird. Die Pflicht, eine elektronische Registrierkasse beziehungsweise elektronische Kassensysteme mit dieser TSE zu versehen, ergibt sich aus dem § 7 KassenSichV. Die aktuellen Kassensysteme der Anbieter, die wir uns angesehen haben, sind bereits entsprechend zertifiziert und werden daher auch von den Finanzämtern problemlos akzeptiert.

Die TSE-Zertifizierung wird vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) vergeben. Hierbei werden die Kassensysteme darauf geprüft, ob sie vor Manipulationen geschützt sind. Wenn das der Fall ist und zusätzlich die gesetzlichen Anforderungen im nachfolgenden Absatz erfüllt werden, erhält das elektronische Kassensystem die TSE-Zertifizierung.

In der nachfolgenden Liste zeigen wir auf, welche gesetzlichen Anforderungen bei der Nutzung eines elektronischen Kassensystems zu beachten sind:

ready2order bietet ein elektronisches Kassensystem mit eigener Hard- und Software an, welche geräteübergreifend funktionieren, rechtskonform sind und in Deutschland gehosted werden.

Features:

• Kassensoftware 100 % GoBD-konform und TSE-zertifiziert
• TSE-Zertifizierung im Abo inklusive
• Stationäre und mobile Registrierkassen (readyMax und readyGo)
• Mobile Bezahlung (readyPay) durch integriertes Kartenterminal
• iPad Kassensystem
• Kassen-App für PC, Tablet und Smartphone betriebssystemübergreifend
• Spezielle Gastro-Zusatzfunktionen
• Kompatibel mit SumUp-Kartenterminals

Preise:

• Software (Kassensystem Abo):
  • 24,00 € / monatlich bei jährlicher Zahlungsweise je Kassengerät
  • 34,00 € / monatlich bei monatlicher Zahlungsweise je Kassengerät
  •  Zusatzoptionen:
    • + 12,00 € / monatlich für Gastro-Funktionen (wie bspw. Tischübersicht, getrennte Rechnungen, …)
    • + 7,50 € / monatlich für Kassenbuch-Funktionen
    • + 119,00 € / einmalig für das Pro Paket
    • + 399,00 € / einmalig für das Premium Paket

• Hardware (Kassensystem Endgeräte):
  • readyGo: 348,00 €
  • readyMax: 996,00 €
  • iPad Kasse mit Bon-Drucker: 678,00 €

Konditionen:

• Gebühren für bargeldloses Bezahlen bei ready2order
  • Keine monatlichen Fixkosten
  • 1,90 % Kreditkarte (*mit SumUp Kartenterminal)
  • 0,90 % EC-Karte / Girocard (*mit SumUp Kartenterminal)
  • 0,99 % + 0,09 € pro Transaktion mit readyPay

SumUp ist ein Anbieter von innovativen Kartenterminals und einem App-basierten Kassensystem, um Bezahlvorgänge in Gastronomie und Einzelhandel flexibel überall via WLAN oder mobilen Daten durchführen zu können. Es erfüllt die rechtlichen Vorgaben und die Server werden in der EU gehosted.

Features:

• Kassensoftware 100 % GoBD-konform und TSE-zertifiziert
• TSE-Zertifizierung im Abo inklusive
• Kartenterminals mit unterschiedlichem Funktionsumfang im Angebot
• Kostenloses online Geschäftskonto mit kostenloser Mastercard
• Gratis Telefon- und E-Mail-Support

Preise:

• Software-Tarife
  • 39,00 € / monatlich bei jährlicher Zahlungsweise für den Tarif „Starter“
  • 79,00 € / monatlich bei jährlicher Zahlungsweise für den Tarif „Plus“
  • 109,00 € / monatlich bei jährlicher Zahlungsweise für den Tarif „Pro“
  •  Zusatzoptionen:
    • + 10,00 € / monatlich für Kassenbuch-Funktion

• Hardware (Kartenterminals):
  • SumUp Air: 29,00 €
  • SumUp Air mit Aufsteller: 39,00 €
  • SumUp Solo (Touchscreen): 99,00 €
  • Terminal mit Bon-Drucker: 149,00 €

Konditionen:

• Gebühren für bargeldloses Bezahlen bei SumUp
  • Keine monatlichen Fixkosten
  • 1,90 % Kreditkarte
  • 0,90 % EC-Karte / Girocard

Zettle bietet digitale Kassensysteme mit Hard- und Software-Lösungen und App- beziehungsweise Web-basierter Benutzeroberfläche an. Ebenso ist die Integration von Online-Shops in das Kassensystem möglich.

Features:

• Kassensoftware 100 % GoBD-konform und TSE-zertifiziert
• Kassensystem als App und Webanwendung
• Individualisierbares Kassensystem je nach Branche für Gastronomie und Einzelhandel
• Zentrale Bestandsführung und Integration von Webshop möglich
• Individualisierbare Hard- und Software Komplettlösungen
• Neben Kartenzahlungen auch PayPal Zahlung möglich
• Erstellung von Geschenkgutscheinen über die Zettle-App

Preise:

• Software-Tarife
  • 9,90 € / monatlich für das cloudbasierte TSE-Kassensystem für 5 Geräte an einem Standort
  • + 2,00 € / monatlich je weiteren Kassenstandort
  • Zettle Go App kostenlos

• Hardware (Kartenterminals und Komplettsysteme):
  • Zettle Terminal (All-in-One):199,00 €
  • Zettle Reader 2: 29,00 €
  • Zettle Store Kit (Varianten): von 249,00 € bis 699,00 €

Konditionen:

• Gebühren für bargeldloses Bezahlen bei Zettle
  • Keine monatlichen Fixkosten
  • 2,75 % Kreditkarte
  • 0,95 % EC-Karte / Girocard
  • 0,75 % PayPal QR-Codes

Gastrosoft bietet integrierte Kassenlösungen für Gastronomie und Einzelhandel sowie eine Android App. Die Kassenlösung kann entweder mit einer Einmalzahlung erworben (und mit eigenem Server betrieben) oder gemietet werden.

Features:

• Kassensoftware 100 % GoBD-konform und TSE-zertifiziert
• Software kann gekauft oder gemietet werden
• App für Android Smartphones und Tablets
• Spezifische Gastro-Funktionen integriert
• Kompatibel mit SumUp Kartenterminals

Preise:

• Software (Kauf / on-Premise)
  • 249,00 € einmalig für Gastrosoft Light (keine Nebenkasse möglich)
  • 399,00 € einmalig für Gastrosoft Standard
  • 947,00 € einmalig für Gastrosoft Pro
  • + 448,00 € einmalig für die TSE-Lizenz der Hauptkasse
  • + 99,00 € einmalig je TSE-Lizenz von Nebenkassen
  • + 249,00 € einmalig für Gastrosoft Droid (Android App)

• Dienstleistungen
  • 200,00 € Grundeinrichtung der Software
  • 149,00 € Grundschulung im Handling der Software

• Hardware
  • All-in-One-Kassen (stationär): ab 1099,00 €
  • Mobile Bestell-Terminals: ab 399,00 €
  • Mobile Bezahl-Terminals (MyPOS): ab 199,00 €

Konditionen:

• Gebühren für bargeldloses Bezahlen bei Gastrosoft (myPOS)
  • Keine monatlichen Fixkosten
  • 1,50 % Kreditkarte
  • 0,90 % EC-Karte / Girocard

orderbird positioniert sich als Marktführer unter den iPad-Kassen in Europa und hat sich auf die Gastronomie spezialisiert, bietet aber auch Lösungen für Einzelhändler und Dienstleister an. Die Lösungen sind Web- und App-basiert.

Features:

• Kassensoftware 100 % GoBD-konform und TSE-zertifiziert
• Digitale Sicherungslösung über die Cloud verfügbar (redundante Datensicherung)
• Die Web-Anwendung „MY orderbird“ mit ortsunabhängigem Zugriff inklusive Reporting in Echtzeit
• Bonieren per Funk über iPad oder iPod Touch
• 24/7 Notfallsupport

Preise:

• Software (Abo)
  • 119,00 € / jährlich für eine cloud-basierte TSE-Lösung
  • ab 29,00 € / monatlich Kassensystem-Gerätelizenz pro Gerät
  • 20,00 € / monatlich für Service-Lizenz pro Gerät

• Dienstleistungen (optionale Softwarebausteine)
  • + 49,00 € / monatlich für Basic Reservierungssystem / Gästereservierung
  • + 59,00 € / monatlich für Gästemanagement-Plus-Paket

• Hardware
  • ab 319,00 € / einmalig – orderbird PRO Endgerätesystem
  • 349,00 € / einmalig – orderbird MINI (All-in-One)

Konditionen:

• Gebühren für bargeldloses Bezahlen bei orderbird
  • Keine monatlichen Fixkosten
  • 2,5 % Kreditkarte
  • 0,95 % EC-Karte / Girocard
  • 1,75 % für alle digitalen Bezahlarten *bei Nutzung des orderbird MINI Bezahlterminals

Das passende Kassensystem findest du, indem du dir über deine Bedarfe und deine Gegebenheiten im Klaren bist, und zudem noch dein Budget beachtest. Das Zusammenspiel aus diesen drei Bereichen bildet die Grundlage, aus der großen Auswahl an Anbietern das geeignete System für dein Unternehmen zu finden.

Betreibst du beispielsweise eine kleine Schankgastronomie, in der dein elektronisches Kassensystem hauptsächlich für die Buchung und die Belegverwaltung genutzt wird, bietet sich eine kombinierte Lösung aus einem mobilen Kassengerät (bspw. ready2order App + iPad) zusammen mit einem kleinen Kartenterminal (bspw. SumUp Air) an.

Wenn du eine Speisegastronomie betreibst, die womöglich noch eine Anbindung an ein Hotel oder öffentliche Verkehrsmittel hat und viele geschäftliche Gäste hast, kann die Investition in ein stationäres System mit einmaligen Kosten (bspw. Gastrosoft) vorteilhaft sein, weil du hier von den günstigen Konditionen bei Kartenzahlungen profitierst.

Betreibst du ein Einzelhandelsgeschäft mit zusätzlichem Online-Shop, dann wirst du aller Wahrscheinlichkeit nach von einer Lösung mit umfangreichen bargeldlosen Bezahlmethoden profitieren (bspw. Zettle), weil hier neben den gängigen bargeldlosen Bezahlmethoden auch eine vollständige PayPal-Integration angeboten wird.

Wichtig ist, die folgenden Fragen über das eigene Unternehmen vor der Auswahl eines Kassensystems zu beantworten:

• Wer sind vorrangig meine Gäste / Kunden?
  (Ansässige Privatpersonen, Geschäftsleute, Reisende, etc.)

• Wie bezahlen diese Gäste / Kunden hauptsächlich?
  (Mit Bargeld, bargeldlos)

• Wie hoch ist mein Budget für die Lösung?

• Wer muss mit dem Kassensystem arbeiten?
  (Festangestellte, Teilzeitkräfte, Aushilfen)

• An welche weiteren Bestandssysteme muss das Kassensystem angebunden werden?
  (Warenwirtschaftssystem, Beschaffungssystem, uvm.)

• Gibt es sinnvolle Zusatzfunktionen, welche die Prozesse der Arbeitstätigkeit im Geschäft oder im Lokal optimieren können?
  (Tischorganisation, Bestellung am Tisch aufnehmen und digital an Bar / Küche übermitteln, etc.)

Wenn du diese Fragen für dein Unternehmen beantwortet hast, kannst du deine Anforderungen mit den von uns recherchierten Lösungen abgleichen und dadurch dein zukünftiges elektronisches Kassensystem identifizieren.

Eine kurze Notiz zum Schluss:
Ein System durch einen der oben genannten Anbieter, das zu 100 % deine Anforderungen erfüllt, wird es bei Standardsoftware mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit nicht geben. Da aber Individuallösungen sehr teuer und wartungsintensiv sind, sind wir überzeugt, dass du für die meisten Anwendungsfälle mit den oben genannten Anbietern eine Lösung findest, die deine individuellen Anforderungen zu einem großen Teil abdecken wird.

Mit seinem Background in BWL und Digital Business schreibt André über Prozesse, Methoden, Entrepreneurship, Apple und innovative Technologieprodukte.

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